整備工場・鈑金工場向け作業進捗管理システム

お客様からの電話を受けた走り書きのメモ。
管理を円滑にしようとエクセルやスプレッドシートのメンテ。
現場に渡される手書きの指示書。
iCloudの海に沈んでいく大量の作業写真。
「あの車、どうなった？」と、工場内を行き交う確認の声…。

この一枚の売上伝票作成までの長い「舞台裏」にこそ、「小さなDX」は眠っています。私たちが提供するオフィシャルサイトをベースとした、それぞれの整備工場様向け「小さなDX」。それは整備工場様の「小さなつまずき」を解消し、一枚の売上伝票に至るまでの「業務フロー」を大きく改善に導きます。

『オートストリーム』が生まれる前、ボルボトラックをはじめ大型車の整備で多忙を極める山市自動車様の広大な工場では、誰もが「一生懸命」でした。しかし、その熱意とは裏腹に、情報の流れは至る所で「紙の指示書」「スプレッドシート」「iCloud」「ホワイトボード」で寸断され、目に見えない無駄な時間とストレスが生まれていたのです。これら分断された情報の流れを、一本のよどみない川へ変えること。それこそが、『オートストリーム』開発の原点であり、全ての機能の設計思想となっているのです。

お客様からの入庫連絡が入ると、物語は３つの異なるツールの上で始まります。

① フロントのPC： お客様の基本情報は「Googleスプレッドシート」に入力。
② 現場のクリップボード： 具体的な作業指示は、印刷された「紙の指示書」へ。
③ メカニックのポケット： 作業の証拠写真は、各自の「iPad（iCloud）」の中へ。

全員がiPadという最新の武器を持っているにもかかわらず、司令塔であるフロントと、最前線である現場の間には、情報共有における「見えない壁」が存在していました。メカニックはスプレッドシートを開いて次にやるべき車を確認し、作業が終われば、手書きの指示書をフロントへ物理的に届けに戻る。フロントはその紙を見ながら、またスプレッドシートを更新する…。この繰り返しが、貴重な時間を奪っていました。

「お客様への説明のために」「作業の証拠として」。善意で撮られた何百枚もの写真は、iCloudにアップロードされた瞬間、「情報の沼地」に沈んでいきました。
どの写真が、どの案件の、どの作業のものなのか。
その紐づけは誰の頭の中にもなく、後から報告書や請求書を作成する段になって、フロント担当者が膨大な写真の中から目的の一枚を探し出すという、多大な労力を強いられていました。

「代車の予約、どうなってたっけ？」
顧客の車を預かる上で生命線となる代車管理も、アナログなホワイトボードが頼りでした。いつ誰が予約し、いつ返ってくるのか。その情報は、常に曖昧で、ダブルブッキングという「最悪の事態」と隣り合わせ。さらに、自社の代車の車検時期を把握するのも一苦労で、「うっかり車検切れ」のリスクも潜んでいました。

私たちは、山市自動車様が抱えていた３つの大きな課題に対し、『オートストリーム』という具体的な解決策で応えました。それは、フロントと現場の「見えない壁」を壊し、「散らばった情報を整理」し、「アナログな管理業務を過去のもの」にする、３つの大きな変革の物語です。

『オートストリーム』が最初に行ったのは、情報の「川上」を整えることでした。お客様からの電話や来店で始まる全ての業務の入り口を、このシステムに一本化。フロント担当者は、もうスプレッドシートを開くことはありません。電話をしながら、顧客情報や作業内容、代車の予約までを一つの画面で完結させます。

フロントで入力された情報は、瞬時に「受付記録一覧」へと反映されます。これは単なるリストではありません。工場全体の「今」がリアルタイムで表示される、いわばデジタル作戦ボード。フロントも、現場のメカニックも、工場長も、全員がこの同じ画面を見ることで、「あの車どうなった？」という確認作業は過去のものになりました。

この「司令塔」が最も強力なのは、“次に何をすべきか”を無言で指示してくれる点です。入庫しているにも関わらず作業が始まっていない車両は、問答無用でリストの最上部に赤く表示されます。これにより、作業の抜け漏れや対応の遅れといった、お客様の信頼を損なう最大のリスクを、システムが自動的に防いでくれるのです。

紙の指示書はもうありません。全ての作業内容は、iPad上で管理。現場のメカニックは、この画面から自分の担当業務を始めます。

作業が完了すれば、ステータスを指先でタップするだけ。このシンプルな操作が、リアルタイムな進捗共有を実現します

作業写真は、指示書の中から直接アップロード。タイトルや報告文を添えることも可能。もう写真が迷子になることはありません。

アップロードされた写真は、即座にデジタル指示書に紐付き、「いつ、誰が、何の目的で」撮った写真かが、一目瞭然の状態に。

紐づけられた写真は、タップ一つで拡大表示。報告書や請求書を作成する際に、もうiCloudの海をさまよう必要はないのです。

これまでホワイトボードや手書きのノートで管理され、属人化しがちだった代車情報。
全ての代車をシステム上で一元管理します。

代車の車検満了日が近づくと、システムが色を変えて危険を知らせます。2ヶ月前なら「緑」、1ヶ月前なら「オレンジ」、そして期限が迫れば「赤」へ。この直感的なアラート機能が、どんなに多忙な中でも「うっかり」というヒューマンエラーを防ぎ、お客様の安全と工場のコンプライアンスを堅牢に守ります。

お客様を電話口で待たせる時間は、もうありません。受付画面では、代車が必要かどうかをチェックするだけで、全代車のリアルタイムな予約状況が瞬時にリスト表示されます。誰がいつまで利用しているかまで一目瞭然。これにより、フロント担当者は、顧客との会話を止めずに、その場で確実な代車の予約を確定させることができます。

必要なお客様の情報にアクセスする際、「お客様名」「ナンバープレート」「代車利用状況に至るまで、日付範囲を「入庫日」「納車日」「指定期間」ですばやく検索することができます。

日々の業務の効率化は、ゴールではありません。それは、未来の戦略を立てるためのスタートラインです。『オートストリーム』が最後にもたらすのは、経営者の“肌感覚”を、確かな“データ”へと変える「工場の健康診断書」とも言うべき、このカレンダー機能です

「受付記録一覧」が日々の作業を追う“虫の目”だとすれば、このカレンダーは工場全体の稼働状況を一ヶ月単位で把握する“鳥の目”の役割を果たします。

そして真価は、上部に並ぶ数字にあります。
「今月の入庫23件、出庫21件。そのうち車検10件…」
これまで漠然としていた工場の状況が、具体的な数字として見えるようになります。

「車検」を押せば車検予定だけを表示でき、
「出庫日」を見れば売上が集中する日も把握できます。

これは単なるスケジュール帳ではありません。
部品の先行手配、適切な人員配置、
そして売上予測まで可能にする。

工場経営の「羅針盤」なのです。